Ved et tilsynsbesøg indleder vi med en samtale, som regel med behandlingsstedets/plejeenhedens ledelse eller den virksomhedsansvarlige læge/tandlæge, hvis en sådan findes.
Ved samtalen forklarer den tilsynsførende bl.a., hvad formålet med tilsynet er. Man drøfter også det materiale, som behandlingsstedet/plejeenheden eventuelt har sendt ind til os inden tilsynet eller som vi har bedt om, at behandlingsstedet finder frem til brug ved tilsynet. Yderligere drøftes behandlingsstedet/plejeenhedens organisering og andre generelle forhold.
Efter samtalen gennemføres selve tilsynet som en blanding af observation, interview med personale/borgere og gennemgang af materiale, fx journaler. I mange tilsyn indgår også en medicingennemgang.
Den tilsynsførende runder af med en tilbagemelding til behandlingsstedet og fortæller om de fund, der er gjort ved tilsynet.
Ved et administrativt tilsyn gennemgår vi det indsendte materiale i forhold til de relevante målepunkter og foretager herudfra en vurdering. Herefter sender vi et udkast til en administrativ tilsynsrapport til jer, som I kan kommentere. Hvis vi vurderer jeres behandlingssted til kategorien "Ingen problemer af betydning for patientsikkerheden", er det dog sådan, at tilsynsrapporten ikke kommer i høring hos jer.
Opfølgning
De fleste tilsyn slutter, når vi har lavet tilsynsrapporten, som vi sender i høring hos behandlingsstedet med mulighed for at få rettet faktuelle fejl. Rapporten sendes ikke i høring, hvis vi vurderer jeres behandlingssted til kategorien "Ingen problemer af betydning for patientsikkerheden".
Jævnfør lovgivningen bliver tilsynsrapporter fra udgående tilsyn offentliggjort her på hjemmesiden. Behandlingsstedet/plejeenheden har også pligt til at offentliggøre rapporten. Tilsynsrapporter fra administrative tilsyn bliver ikke offentliggjort. I de tilfælde, hvor tilsynet afdækker større eller kritiske problemer, fortsætter processen, hvilket som udgangspunkt medfører (endnu) et tilsynsbesøg eller sanktioner.
Læring
Der er altid mulighed for rådgivning og vejledning ved kontakt til styrelsen, og det benytter mange sig af før et tilsyn. Målepunkterne danner rammen for tilsynet, men de er i høj grad også tænkt som inspiration til læring – også for de behandlingssteder, som ikke får tilsyn. Målepunkterne bør bruges som baggrund for at reflektere over egen praksis og sætte læringsaktiviteter i gang.
Når vi kommer på tilsynsbesøg tilstræbes en god dialog om de forhold, som er fokus for tilsynet. Også i denne situation foregår rådgivning og vejledning.
Efter tilsyn vil tilsynsrapporten angive, hvor der er behov for at arbejde videre med patientsikkerheden, og når en række af tilsyn er gennemført på en bestemt type behandlingssted, udgiver styrelsen erfaringsopsamlingsrapporter, hvor erfaringer om problemområder videregives.
I nogle situationer opdager styrelsen særlige problemer, som kræver en specifik kampagne eller undervisning. Så udarbejdes der materiale eller afholdes temadage og webinarer, for at udbrede de gode løsninger.
Endelig står styrelsen altid til rådighed for rådgivning, hvilket mange benytter for at få vejledning om helt konkrete situationer, hvor man på behandlingsstederne kan være i tvivl om bl.a. hygiejne, borgernes rettigheder, håndtering af udbrud af smitsomme sygdomme og meget andet.