Planer

Planer er en funktion, hvor man automatisk kan få sendt en rapport til en specifik mailadresse på et bestemt tidspunkt. Hvis man fx har lavet en rapport, som indeholder sidste uges rapporterede utilsigtede hændelser, kan man få Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD) til én gang om ugen automatisk at sende rapporten til ens egen mailadresse eller andre relevante DPSD-brugeres mailadresse.

Man tilgår Plan-modulet ved at klikke på tandhjulet i venstre-menuen og klikke på Plan under Generelt.

Du bliver nu dirigeret til Planadministration, hvor alle ens oprettet planer vil fremgå af oversigten.

Planadministration

I planadministrationen har man mulighed for:

• Tilføj: Opret ny plan, se separat vejledning Opret plan.
• Ændre: Man kan ændre oprettede planer ved at markere den pågældende plan og klikke på Ændre, hvorefter Opgavestyring dukker op.
• Kopi: Man kan lave en kopi af en eksisterende plan ved at markere den pågældende plan og klikke på Kopi.
• Slet: Man kan slette en oprettet plan ved at markere den pågældende plan og klikke på Slet.
• Aktiver/deaktiver plan: Man kan deaktivere en plan ved at markere den pågældende plan og klikke på Deaktiver. Man kan aktivere den deaktiverede plan igen ved at klikke på Aktiver.
• Filter: Søge efter en specifik plan via fx plan id eller plannavn
• Udskriv: Udskrive en oversigt alle ens planer eller planer indenfor ens lokation

I dropdown-menuen har du mulighed for at se en oversigt over dine egne planer (dette er vist som standard), eller andre planer indenfor din egen lokation. Hvis du fx arbejder i region A, vil du se alle planer, som er oprettet af brugere, som også er ansat i region A. 

Planer er en funktion i Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD), hvor man automatisk kan få sendt en rapport til en DPSD-brugers e-mailadresse på et bestemt tidspunkt. Det kunne fx være, at man ugentlig ønsker at få tilsendt en rapport med de utilsigtede hændelser, der blev rapporteret den forrige uge.

For at oprette en plan skal du gøre følgende:

1. Gå til Planadministrationen ved at klikke på tandhjulet og derefter Plan.
   
   
2. Klik på Tilføj.
   
   
3. Der åbnes et nyt vindue (Opgavestyring). I Opgavestyring er der fem faner (Generelt, Gentagelse, Besked, Modtager, og Indhold), hvor man bl.a. specificerer, hvilken rapport man ønsker skal sendes ud og til hvem, samt hvor ofte rapporten skal genereres. I følgende afsnit vil de fem faner blive gennemgået. 
   
   

I denne fane specificeres generel information om planen. 

Plan info (blå boks):

• Plannavn: Her kan man give planen et sigende navn, fx Ugentlig oversigt over UTH.
• Planbeskrivelse: Her kan man skrive en uddybende beskrivelse af planen, hvis der er behov for det.
• Planstatus: Her kan man se om planen er aktiv eller inaktiv. Hvis man fx har behov for at sætte planen på pause, kan man klikke på Inaktive. Man genaktiverer den ved at klikke på Aktive.
• Plan Lokation: Her fremgår hvilken lokation (region, kommune, privathospital, eller hospice), som planen tilhører. Planens lokation bliver tildelt til planen, når planen oprettes. Lokationen, som oplyses i feltet, er baseret på den organisation som planejeren tilhører.
• Planejer: Her fremgår, hvem der er planejer. Det er muligt at ændre planejeren ved at klikke på forstørrelsesglasset og finde en specifik bruger via brugeropslaget. Dette kan fx være nyttigt, hvis en medarbejder har fratrådt sin stilling, og man gerne vil overtage medarbejderens plan. 

Plan historie (rød boks):

• Sidste udløser dato: Angiver sidste dato for, hvornår planen er kørt.
• Første udløser dato: Angiver dato for, hvornår planen er kørt første gang.
• Antal gange udløst: Angiver, hvor mange gange planen er kørt.
• Indhold fordelt: Ikke relevant
• Oprettet af: Angiver, hvem planen er oprettet af.
• Oprettet den: Angiver, hvornår planen er oprettet.

I denne fane specificeres, hvor ofte rapporten skal sendes ud. Der findes forskellige muligheder for, hvordan man kan specificere gentagelsen af rapporten, som er beskrevet nedenfor.

Hvor ofte skal rapporten sendes (blå boks)?

• Minutter: Rapporten skal sendes ud hver X antal minutter.
• Timevis: Rapporten skal sendes ud hver X antal time.
• Dagligt: Rapporten skal sendes ud X antal gange om dagen.
• Ugentligt: Rapporten skal sendes ud hver X antal uge på en bestemt ugedag.
• Månedlig: Rapporten skal sendes ud hver X dag for hver X måned.
• Kvartal: Rapporten skal sendes ud hver X dag for hver X kvartal.
• Årligt: Rapporten skal sendes ud i X måned hvert år. 

Hvilken dag skal rapporten sendes? (rød boks)?

Her kan du specificere hvilken dag på ugen, måneden, året mm, som rapporten skal sendes ud på. 

Hvad tid på dagen skal rapporten sendes (grøn boks)?

Her kan du specificere, hvilket tidspunkt på dagen som rapporten skal sendes ud på.

Hvor mange gange skal rapporten sendes? (lilla boks)?

Her specificerer du, hvor lang tid/hvor mange gange rapporten skal sendes. Som udgangspunkt er den sat til ikke at have nogen slutdato, men det anbefales at sætte en slutdato, så planen ikke kører unødvendig mange gange.

I denne fane skal man specificere, hvad der skal stå i den mail, som sendes ud med rapporten. 

• Beskedskabelon: Angiver, hvilket format teksten skal have i mailen. Den er som udgangspunkt sat til HTML skabelon 1, hvilket man ikke skal ændre på.
• Fra: Angiver, hvilken mailadresse, der fremgår som afsender. Denne er sat som DPSD2_systemmail_kan_ikke_besvares@patientombuddet.dk og kan ikke ændres.
• Beskedemne: Overskriften på mailen.
• Beskedindhold: Her skriver man den tekst, der skal være i mailen med den vedhæftede rapport. Man kan klikke på variablerne nederst, hvis man fx vil have modtagerens navn indsat automatisk i beskeden. Dette kan være nyttigt, hvis man sender rapporten ud til flere modtagere. 

I denne fane specificerer man, hvem der skal modtage rapporten. Det er kun muligt at sende en rapport via en plan til en DPSD-brugers e-mailadresse. Indholdet i planen tager udgangspunkt i brugerens rettigheder, som er specificeret i Sundhedsvæsenets Elektroniske Brugerstyring (SEB). 

Man tilføjer modtagere ved at gøre følgende:

1. Klik på Tilføj
   
2. Klik på Vælg
   
   
3. Et ny vindue åbner, hvor du kan søge efter den DPSD-bruger, som skal modtage rapporten via planen. 
4. Klik OK
5. Du kan nu tilføje flere modtagere, eller redigere eller slette tilføjede modtagere via mulighederne nederst i vinduet. 
   
   

I denne fane specificerer man, hvilke rapporter der skal sendes ud til de valgte modtagere på det valgte tidspunkt. 

Man tilføjer rapporterne ved at klikke på Tilføj og finde den specifikke rapport under den relevante rapportkategori. Der er ikke nogen begrænsning på, hvor mange rapporter der kan tilknyttes en plan. Vær dog opmærksom på, at hver rapport bliver sendt i en separat mail, ikke samlet i én mail. 

Nederst skal man vælge, hvordan rapporten skal tilgås i mailen.  

• Vedhæftet fil: Rapporten bliver sendt som en vedhæftet fil til mailen. Rapporten vil være i PDF-format, medmindre rapporten er en CSV-fil (Excel). 
• Link: Rapporten kan tilgås via et link. Når modtageren klikker på linket, skal vedkommende logge ind i DPSD, hvorefter rapporten udføres med det samme.  

Der er mulighed for at sende rapporten både som vedhæftet fil og som link.