Hvis man vil lave opgørelser over antallet af hændelser i dataudtrækket, er det nyttigt at anvende en Pivottabel. Man kan også anvende pivottabeller til at arbejde sig frem til, hvilke hændelser der kunne være relevante at læse noget mere om.
Før du forsøger at oprette en pivottabel, skal du kontrollére, at øverste række i dit datasæt er navne på variablerne/felterne.
Opret en Pivottabel ved at:
klikke et vilkårligt sted i dataudtrækket. Du skal klikke et sted, der er data, og som ikke er tomt. Overvej, om det skal være et dataudtræk med eller uden dubletter .
Hvis du er interesseret i at arbejde ned i dataudtrækket og til sidst læse indholdet i de relevante hændelser , er det en fordel at lave pivottabellen med dubletter. Vær dog opmærksom på, at antallet, du finder frem til, ikke er det reelle tal over, hvor mange unikke utilsigtede hændelser der er i dataudtrækket.
Hvis du kun er interesseret i antallet af hændelser og ikke skal læse hændelserne til sidst, er det en fordel at lave pivottabellen uden dubletter.
b. klikke på Indsæt øverst i menulinjen
c. klikke på Pivottabel.
En stiplet linje afgrænser nu dit dataudtræk, og en dialogboks vises. Den stiplede linje skal afgrænse hele dataudtrækket, ellers bliver pivottabellen ikke oprettet korrekt. Når du har sikret dig, at den stiplede linje afgrænser hele dit dataudtræk, klikker du på OK i boksen eller [ENTER].
Du må ikke klikke andre steder i dit dataudtræk, mens boksen er fremme. Det vil ændre markeringen og din pivottabel vil ikke blive oprettet korrekt.
Din pivottabel er nu oprettet, og du vil blive ført hen til et andet ark i Excel-projektmappen. Dette ser du nederst i skærmen, hvor der nu vil fremgå et ekstra ark, der som regel bliver kaldt Ark2. Du kan altid gå tilbage til det originale dataudtræk ved at klikke på Report.
I det nye ark (Ark2 ) klikker du på boksen med navn Pivottabel1. Du vil nu se en værktøjsboks til højre i skærmen:
Øverste boks indeholder alle variabler, som er med i dit dataudtræk.
I boksen Værdier angiver man, hvilken variabel man vil tælle antallet af hændelser på. Dette vil som udgangspunkt være Sagsnummer.
I boksen Filtre kan man vælge, om der er specifikke værdier fra variabler, som ikke skal inkluderes i pivottabellen.
I boksen Kolonner angiver man, hvilke variabler man vil fordele sine data efter på kolonneniveau.
I boksen Rækker angiver man, hvilke variabler man vil fordele sine data efter på rækkeniveau.
Hvis værktøjsboksen forsvinder, skal du klikke på boksen med navn Pivottabel1 igen.
d. Træk variablen *Sagsnummer ned i boksen Værdier .
e. Du vil se, at der står Sum af *Sagsnummer . Dette skal ændres til, at pivottabellen tæller på Antal af *Sagsnummer . Klik på overskriften Sum af *Sagsnummer .
f. Klik på Værdifeltindstillinger .
g. Vælg Antal . h. Klik OK .
Du vil nu kunne se, hvor mange sagsnumre der er i alt i dataudtrækket.
Du kan trække de variabler, du ønsker at kigge nærmere på, ned i de øvrige bokse. Hvis du fx vil se hændelserne fordelt på alvorlighed og Indholdsstof, kan du trække de to variabler ned i boksene for hhv. Kolonner og Rækker.
Hvis du vil filtrere i dataudtrækket, kan du trække en variabel ned i boksen Filtre. Hvis du fx kun vil se hændelser, der er kategoriseret med hovedgruppen Medicinering herunder væsker, trækker du variablen DPSD Hovedgruppe ned i boksen Filtre.
Klik på pilen ud fra overskriften DPSD Hovedgruppe i den øverste boks.
Vælg den værdi, du gerne vil filtrere på. Hvis du fx kun vil se hændelser med hovedgruppen Medicinering herunder væsker , vælger du den og klikker OK.
Hvis du vil inkludere flere værdier eller fjerne nogle værdier, klikker du på Vælg flere elementer og fjerner/tilføjer derefter flueben ved de værdier, du ikke vil/vil have med. Klik herefter OK.
Filtrering i pivottabellen svarer til at lave betingelser inde i DPSD. Du kan filtrere dine data på alle kategoriske variabler, fx hvor alvorlighedsgraden er alvorlig og dødelig, eller hvor sagstypen er lig med patient/pårørende.