I Aalborg Kommune har Kvalitets- og Innovationsenheden i kommunens ældre- og handicapforvaltning en fast procedure for forberedelse af og opfølgning på tilsyn med kommunens plejehjem, hjemmepleje, hjemmesygepleje og botilbud.
”Vi har valgt at tage et fælles ansvar for tilsynet i organisationen frem for at lade det enkelte behandlingssted stå med et individuelt ansvar for tilsynet”, fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp, som er chefkonsulent i Kvalitets- og Innovationsenheden i Ældre- og Handicapforvaltningen.
Før tilsynet
Når et behandlingssted under Ældre- og Handicapforvaltningen får varslet et tilsyn af Styrelsen for Patientsikkerhed, tager Kvalitets- og Innovationsenheden kontakt til det behandlingssted, der er udvalgt til tilsyn, og så gennemføres et internt tilsynsbesøg af enhedens medarbejdere. Det interne tilsyn bliver gennemført efter en tjekliste, som er udviklet til formålet, og som er baseret på de målepunkter, som styrelsens tilsyn tager udgangspunkt i. Tjeklisten skal sikre, at alle relevante emner bliver gennemgået, og derefter udarbejdes en intern handleplan for opfølgning inden styrelsens tilsyn. Det bliver også noteret, om der er øvrige forhold på behandlingsstedet, som der bør følges op på. ”Vi har udviklet et informationsmateriale om tilsynet til medarbejderne, så de kan blive klædt så godt som muligt på til selve tilsynsbesøget. Mange er nervøse før tilsynet, og vi vil gerne afmystificere det, så medarbejderne ved, hvad forventningerne er”, fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp.
Under tilsynet
Under styrelsens tilsynsbesøg er der en eller to repræsentanter for Kvalitets- og Innovationsenheden til stede sammen med medarbejdere og ledelse fra behandlingsstedet. ”Vi er meget opmærksomme på de mundtlige tilbagemeldinger, som de tilsynsførende kommer med undervejs. De danner grundlag for vores opfølgning på tilsynet, og vi skal gerne brede erfaringerne ud, så de kan bruges på andre behandlingssteder,” siger Lisbet Trap-Jensen Torp.
Efter tilsynet
Når et tilsynsbesøg er overstået, går Kvalitets- og Innovationsenheden med det samme i gang med opfølgningen på de tilsynsførendes tilbagemeldinger, men implementeringen af ændringer sker over lang tid. ”Det er vigtigt at pointere, at det tager tid at forandre rutiner og arbejdsgange. Derfor er det afgørende at holde fokus på implementeringen, ellers glider man let tilbage i gamle rutiner. Til det formål anbefaler vi den lokale ledelse at arbejde med et årshjul, som sikrer, at de løbende genbesøger de temaer, der er arbejdet med, og får fulgt op på initiativerne,” fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp.
”Vi arbejder meget med at sikre, at alle Ældre- og Handicapforvaltningens behandlingssteder får glæde af erfaringerne fra tilsynet, så det ikke kun er det enkelte behandlingssted, der har haft besøg af tilsynet, som gennemgår en læringsproces, men hele området, som kan få gavn af de tiltag, som sættes i værk efter et tilsyn.”