Regler for ophør og overdragelse

Når et behandlingssted lukker skal du være opmærksom på de gældende regler for dit fagområde for ophør og overdragelse

Når et behandlingssted lukker, skal patientjournalerne overdrages til Styrelsen for Patientsikkerhed til fortsat opbevaring. Dette gælder for behandlingssteder, hvor læger, tandlæger, kiropraktorer, jordemødre, kliniske diætister, kliniske tandteknikere og tandplejere udfører sundhedsfaglig behandling.

Behandlingssteder, hvor det alene er øvrige autoriserede faggrupper, der udfører sundhedsfaglig behandling, må destruere patientjournalerne i overensstemmelse med reglerne herom. For yderligere rådgivning om, hvordan man destruerer data korrekt, skal vi henvise til datatilsynet.

Det er ledelsen på behandlingsstedet, der har pligt til at overdrage eller destruere patientjournalerne og afholde eventuelle udgifter i forbindelse med dette. Hvis ejeren af behandlingsstedet er død, eller behandlingsstedet er gået konkurs, er det boet, der har pligten.

Overdragelse af behandlingssted

Når et behandlingssted overdrages til fortsat drift, fx hvis det sælges, skal patientjournalerne som udgangspunkt overdrages til den, der har overtaget behandlingsstedet.

Det skal betragtes som en overdragelse, hvis:

  • En almen praksis ophører og overtages af en udbudsklinik.
  • En udbudsklinik overgår til en alment praktiserende læge eller en regionsklinik.
  • En alment praktiserende læge overtager en regionsklinik.
  • En regionsklinik overgår til en udbudsklinik.

Inden tandlægepraksis bliver overdraget, kræves det, at ledelsen på behandlingsstedet oplyser patienterne om overdragelsen og indhenter patienternes samtykke til, at deres patientjournal overdrages til den tandlæge, der overtager praksis. Dette samtykke kan afgives både mundtligt eller skriftligt.

I tilfælde, hvor patienten ikke samtykker til overdragelse af patientjournalen, har den ansvarlige for overdragelsen pligt til at overdrage patientjournalen til Styrelsen for Patientsikkerhed. Patienten skal oplyses om, at journalen overdrages til styrelsen til fortsat opbevaring, indtil patienten anmoder om at få journalen udleveret til en anden tandlæge eller opbevaringsperioden udløber.

Læs mere om overdragelse af klinikker i Bekendtgørelse om sundhedspersoners patientjournaler

 

Specielle regler på læge- og tandområdet

Specielle regler for overdragelse af lægepraksisser

Når en alment praktiserende læge overdrager sin praksis til fortsat drift, fx hvis praksis sælges til en anden læge, får patienterne meddelelse fra regionen om valg af ny læge. Samtidig oplyser regionen, at patientjournalerne overdrages til den læge, der har overtaget praksis.

I de tilfælde, hvor en patient ikke ønsker, at patientjournalen overdrages til det nye behandlingssted, skal patienten oplyses om, at journalen overdrages til Styrelsen for Patientsikkerhed. 

Det er i disse tilfælde den, der skal overtage en praksis, der har pligt til at overdrage patientjournalerne til Styrelsen for Patientsikkerhed og afholde eventuelle udgifter i forbindelse med dette.

Hvis en alment praktiserende læge ophører med at drive praksis, og behandlingsstedet videreføres af regionen som en regionsklinik, betragtes det som en overdragelse.

Specielle regler for tandområdet

Overdragelse mellem tandlæger

Når en tandlægepraksis overdrages til fortsat drift, fx hvis den sælges, til en anden tandlæge, skal den enkelte patient informeres og give samtykke til, at deres journaler bliver overdraget til den nye tandlæge. Samtykket skal indhentes forudgående og individuelt for hver patient og kan gives mundtligt eller skriftligt.

Hvis patienten ikke ønsker journalen overdraget eller ikke svarer på henvendelsen, skal den tandlæge, som overdrager praksis, aflevere journalen til Styrelsen for Patientsikkerhed til opbevaring, indtil den evt. på et andet tidspunkt kan overleveres til en anden tandlæge. Dette skal patienten informeres om. Det er i disse tilfælde den, der skal overdrage sin tandlægepraksis, der har pligt til at overdrage patientjournalerne til Styrelsen for Patientsikkerhed.

Overdragelse mellem tandplejere, kliniske tandteknikere m.fl.

Når øvrige behandlingssteder inden for det tandfaglige område overdrages til fortsat drift, fx hvis det sælges, skal patientjournalerne som udgangspunkt overdrages til den, der har overtaget behandlingsstedet.

Patienterne skal, hvis det er praktisk muligt, oplyses om, at patientjournalerne er overdraget til den, der har overtaget behandlingsstedet. Dette kan fx ske ved, at der gives besked via e-mail til alle patienterne. Hvis dette ikke er muligt, kan der fx informeres via et opslag i behandlingsstedets venteværelse eller lignende.

Hvis det ikke på nogen måde er praktisk muligt at oplyse patienterne om overdragelsen, kan journalerne overdrages til den, der har overtaget behandlingsstedet, uden at patienterne informeres.

Hvis patienterne ikke ønsker journalen overdraget til det nye behandlingssted, skal de oplyses om, at journalen overdrages til Styrelsen for Patientsikkerhed. Det er i disse tilfælde den, der skal overtage en praksis, der har pligt til at overdrage patientjournalerne til Styrelsen for Patientsikkerhed.

Overdragelse mellem tandlæger og tandplejere

Normalt kan et behandlingssted kun overdrages til fortsat drift inden for samme faggruppe. For tandlæger og tandplejere er der dog mulighed for, at de kan overdrage klinikker til hinanden til fortsat drift på tværs af disse to faggrupper.

Ved overdragelse af praksis mellem tandlæger og tandplejere til fortsat drift, skal journalerne overdrages til den, der har overtaget praksis. Patienten skal orienteres om overdragelsen af journalen, og patienten kan tilkendegive, at denne ikke ønsker, at vedkommendes patientjournal overdrages.

Hvis patienterne ikke ønsker journalen overdraget til det nye behandlingssted, skal de oplyses om, at journalen overdrages til Styrelsen for Patientsikkerhed. Det er i disse tilfælde den, der skal overtage en praksis, der har pligt til at overdrage patientjournalerne til Styrelsen for Patientsikkerhed.

Journaler der opbevares hos Styrelsen for Patientsikkerhed

I de tilfælde, hvor en patient ikke ønsker, at patientjournalen overdrages til et nyt behandlingssted, skal I patienten oplyses om, at journalen overdrages til Styrelsen for Patientsikkerhed til fortsat opbevaring.

Her opbevares journalerne indtil der anmodes om, at journalen overdrages til et andet behandlingssted, eller indtil opbevaringsperioden udløber.

Når journalerne er overdraget

Når en elektronisk journal er overdraget til et nyt behandlingssted eller til Styrelsen for Patientsikkerhed, så overtager disse opbevaringspligten. Herefter må det behandlingssted, som har overdraget journalen, destruere sin kopi.

For yderligere rådgivning om, hvornår man er forpligtet til at slette sin kopi og hvordan man destruerer data korrekt, skal vi henvise til Datatilsynet.

Aflevering og udlevering af journaler

Udlevering af journaler fra kontorerne kan kun ske efter skriftlig anmodning for at sikre patientens og den modtagne sundhedspersons identitet.

Tilsyn og Rådgivning Vest, Randers

Befinder du dig i Region Nord eller Midtjylland?

Udfyld blanket for indlevering eller udlevering af journaler


Tilsyn og Rådgivning Vest, Kolding

Befinder du dig i Region Syd?

Udfyld blanket for indlevering eller udlevering af journaler


Tilsyn og Rådgivning Øst

Befinder du dig i Region Sjælland eller Hovedstaden?

Udfyld blanket for indlevering eller udlevering af journaler


Når du indtaster dine personoplysninger i Styrelsen for Patientsikkerheds formularer, behandler vi dine oplysninger. Du kan læse mere om formålet og dine rettigheder i vores data- og privatlivspolitik