Erfaringer med tilsyn fra Thisted Kommune

Del sidens indhold med andre

4. maj 2018

Før tilsynet

Da hjemmeplejen i Thisted Kommune modtog et brev med varsling om et tilsynsbesøg fra styrelsen for Patientsikkerhed, var ledelsen godt klar over, at tilsynet formentlig ville afsløre mangler i den sundhedsfaglige dokumentation. Mens plejehjem i landets kommuner gennem en årrække har været omfattet af styrelsens tilsynsaktiviteter, var det i 2017 første gang, at hjemmeplejen var udvalgt som tilsynsområde, og derfor var det nyt for medarbejdere og ledere i hjemmeplejen, at tilsynsførende skulle gennemgå bl.a. instrukser, journaler og medicinhåndtering. 

Bente Øllgaard, fagkoordinator i Sundhed & Kvalitet, Thisted Kommune, betragtede det varslede tilsynsbesøg som en positiv anledning til at få gennemgået hjemmeplejens dokumentation og arbejdsgange, så kommunen kunne sikre sig, at alle krav blev fulgt. Leder i hjemmeplejen, Silvia Elung Jensen, var også forberedt på, at de tilsynsførende formentlig ville finde mangler i hjemmeplejens dokumentationspraksis, og at tilsynet derfor sandsynligvis ville give anledning til opfølgende indsatser og læringstiltag.

Under tilsynet

Under tilsynsbesøget var ledelsen derfor meget opmærksom på de tilbagemeldinger, som de tilsynsførende kom med undervejs i gennemgangen af de målepunkter, som dannede grundlag for gennemgangen af bl.a. journaler. Ved afslutningen på tilsynsbesøget fik ledelsen en foreløbig, mundtlig konklusion af de tilsynsførende, og det stod allerede her klart, at tilsynet formentlig ville resultere i en del anmærkninger på baggrund af de fund, der var blevet gjort under besøget.

Efter tilsynet

Beskeden om de tilsynsførendes observationer var i første omgang nedslående for medarbejderne, men der var også enighed om, at man med det samme vil begynde på arbejdet med at rette op på de forhold, som de tilsynsførende havde påpeget. Med udgangspunkt i den mundtlige tilbagemelding og i tilsynets målepunkter blev der iværksat en række tiltag. Der blev nedsat en styregruppe, som gennemgik alle journaler for at sikre, at de levede op til kravene, og der blev udarbejdet et materiale under overskriften ”Den gode journal”, som skulle gøre det tydeligt for medarbejderne, hvad der skulle dokumenteres. Der blev udpeget et antal superbrugere i ”Den gode journal”, og derudover blev der iværksat en informationsindsats over for alle medarbejdere og et særligt uddannelsesforløb for sygeplejegruppen. Endelig indførte man en tilbagevendende intern audit, hvor teamledere på besøg hos borgere foretog et lokalt tilsyn efter samme principper som Styrelsen for Patientsikkerhed. 

Tiltagene blev i første omgang iværksat i det område, som havde fået påbuddet, og blev derefter rullet ud i hjemmeplejens øvrige områder et ad gangen, så alle medarbejdere i Thisted Kommunes hjemmepleje er blevet involveret i forbedringsarbejdet. I samme periode er kommunens behandlingssteder overgået til et nyt journalsystem, og her er principperne for ”Den gode journal” blevet brugt i implementeringen af systemet for at sikre en god praksis for dokumentation fra starten.  

Da Thisted Kommune modtog den endelige tilsynsrapport med et påbud, var der således allerede iværksat en række tiltag for at rette op på de forhold, der blev påpeget i rapporten. Og Bente Øllgaard mener, at der er en modsætning mellem alvoren i påbuddet og den lange sagsbehandlingstid fra styrelsens side. ”Der gik flere måneder, før vi fik den færdige tilsynsrapport med påbuddet. Det virker selvmodsigende, at der så går så lang tid, når der er så store patientsikkerhedsmæssige risici, at man vælger at give påbud. Man ville forvente hurtigt at få at vide, at der var givet påbud, da de jo er patienternes sikkerhed, der er på spil. Til gengæld havde vi en frist på kun 14 dage til at indsende dokumentation for tiltag, som skulle rette op på forholdene,” siger Bente Øllgaard.

Styrelsen for Patientsikkerhed fulgte op på påbuddet med et nyt tilsynsbesøg, hvor de tilsynsførende kunne konstatere, at alle målepunkter nu var opfyldt, og påbuddet blev ophævet.

”Vi betragtede fra starten tilsynet som en læringsproces,” fortæller Silvia Elung Jensen. ”Ud fra målepunk-terne kunne vi på forhånd se, at der var mangler i dokumentationen, så vi valgte at se tilsynet som en anledning til at få gennemgået vores praksis, og så tage fat på at lave forbedringer derfra. På den måde har tilsynet været startskuddet til en nødvendig læringsproces for hele vores organisation.”

THISTED KOMMUNE

Før tilsynet

Da hjemmeplejen i Thisted Kommune modtog et brev med varsling om et tilsynsbesøg fra styrelsen for Patientsikkerhed, var ledelsen godt klar over, at tilsynet formentlig ville afsløre mangler i den sundhedsfaglige dokumentation. Mens plejehjem i landets kommuner gennem en årrække har været omfattet af styrelsens tilsynsaktiviteter, var det i 2017 første gang, at hjemmeplejen var udvalgt som tilsynsområde, og derfor var det nyt for medarbejdere og ledere i hjemmeplejen, at tilsynsførende skulle gennemgå bl.a. instrukser, journaler og medicinhåndtering. 

Bente Øllgaard, fagkoordinator i Sundhed & Kvalitet, Thisted Kommune, betragtede det varslede tilsynsbesøg som en positiv anledning til at få gennemgået hjemmeplejens dokumentation og arbejdsgange, så kommunen kunne sikre sig, at alle krav blev fulgt. Leder i hjemmeplejen, Silvia Elung Jensen, var også forberedt på, at de tilsynsførende formentlig ville finde mangler i hjemmeplejens dokumentationspraksis, og at tilsynet derfor sandsynligvis ville give anledning til opfølgende indsatser og læringstiltag.

Under tilsynet

Under tilsynsbesøget var ledelsen derfor meget opmærksom på de tilbagemeldinger, som de tilsynsførende kom med undervejs i gennemgangen af de målepunkter, som dannede grundlag for gennemgangen af bl.a. journaler. Ved afslutningen på tilsynsbesøget fik ledelsen en foreløbig, mundtlig konklusion af de tilsynsførende, og det stod allerede her klart, at tilsynet formentlig ville resultere i en del anmærkninger på baggrund af de fund, der var blevet gjort under besøget.

Efter tilsynet

Beskeden om de tilsynsførendes observationer var i første omgang nedslående for medarbejderne, men der var også enighed om, at man med det samme vil begynde på arbejdet med at rette op på de forhold, som de tilsynsførende havde påpeget. Med udgangspunkt i den mundtlige tilbagemelding og i tilsynets målepunkter blev der iværksat en række tiltag. Der blev nedsat en styregruppe, som gennemgik alle journaler for at sikre, at de levede op til kravene, og der blev udarbejdet et materiale under overskriften ”Den gode journal”, som skulle gøre det tydeligt for medarbejderne, hvad der skulle dokumenteres. Der blev udpeget et antal superbrugere i ”Den gode journal”, og derudover blev der iværksat en informationsindsats over for alle medarbejdere og et særligt uddannelsesforløb for sygeplejegruppen. Endelig indførte man en tilbagevendende intern audit, hvor teamledere på besøg hos borgere foretog et lokalt tilsyn efter samme principper som Styrelsen for Patientsikkerhed. 

Tiltagene blev i første omgang iværksat i det område, som havde fået påbuddet, og blev derefter rullet ud i hjemmeplejens øvrige områder et ad gangen, så alle medarbejdere i Thisted Kommunes hjemmepleje er blevet involveret i forbedringsarbejdet. I samme periode er kommunens behandlingssteder overgået til et nyt journalsystem, og her er principperne for ”Den gode journal” blevet brugt i implementeringen af systemet for at sikre en god praksis for dokumentation fra starten.  

Da Thisted Kommune modtog den endelige tilsynsrapport med et påbud, var der således allerede iværksat en række tiltag for at rette op på de forhold, der blev påpeget i rapporten. Og Bente Øllgaard mener, at der er en modsætning mellem alvoren i påbuddet og den lange sagsbehandlingstid fra styrelsens side. ”Der gik flere måneder, før vi fik den færdige tilsynsrapport med påbuddet. Det virker selvmodsigende, at der så går så lang tid, når der er så store patientsikkerhedsmæssige risici, at man vælger at give påbud. Man ville forvente hurtigt at få at vide, at der var givet påbud, da de jo er patienternes sikkerhed, der er på spil. Til gengæld havde vi en frist på kun 14 dage til at indsende dokumentation for tiltag, som skulle rette op på forholdene,” siger Bente Øllgaard.

Styrelsen for Patientsikkerhed fulgte op på påbuddet med et nyt tilsynsbesøg, hvor de tilsynsførende kunne konstatere, at alle målepunkter nu var opfyldt, og påbuddet blev ophævet.

”Vi betragtede fra starten tilsynet som en læringsproces,” fortæller Silvia Elung Jensen. ”Ud fra målepunk-terne kunne vi på forhånd se, at der var mangler i dokumentationen, så vi valgte at se tilsynet som en anledning til at få gennemgået vores praksis, og så tage fat på at lave forbedringer derfra. På den måde har tilsynet været startskuddet til en nødvendig læringsproces for hele vores organisation.”

AALBORG KOMMUNE

I Aalborg Kommune har Kvalitets- og Innovationsenheden i kommunens ældre- og handicapforvaltning en fast procedure for forberedelse af og opfølgning på tilsyn med kommunens plejehjem, hjemmepleje, hjemmesygepleje og botilbud.
”Vi har valgt at tage et fælles ansvar for tilsynet i organisationen frem for at lade det enkelte behandlings-sted stå med et individuelt ansvar for tilsynet”, fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp, som er chefkonsulent i Kvalitets- og Innovationsenheden i Ældre- og Handicapforvaltningen. 

Før tilsynet

Når et behandlingssted under Ældre- og Handicapforvaltningen får varslet et tilsyn af Styrelsen for Patientsikkerhed, tager Kvalitets- og Innovationsenheden kontakt til det behandlingssted, der er udvalgt til tilsyn, og så gennemføres et internt tilsynsbesøg af enhedens medarbejdere. Det interne tilsyn bliver gennemført efter en tjekliste, som er udviklet til formålet, og som er baseret på de målepunkter, som styrelsens tilsyn tager udgangspunkt i. Tjeklisten skal sikre, at alle relevante emner bliver gennemgået, og derefter udarbejdes en intern handleplan for opfølgning inden styrelsens tilsyn. Det bliver også noteret, om der er øvrige forhold på behandlingsstedet, som der bør følges op på. ”Vi har udviklet et informationsmateriale om tilsynet til medarbejderne, så de kan blive klædt så godt som muligt på til selve tilsynsbesøget. Mange er nervøse før tilsynet, og vi vil gerne afmystificere det, så medarbejderne ved, hvad forventningerne er”, fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp. 

Under tilsynet

Under styrelsens tilsynsbesøg er der en eller to repræsentanter for Kvalitets- og Innovationsenheden til stede sammen med medarbejdere og ledelse fra behandlingsstedet. ”Vi er meget opmærksomme på de mundtlige tilbagemeldinger, som de tilsynsførende kommer med undervejs. De danner grundlag for vores opfølgning på tilsynet, og vi skal gerne brede erfaringerne ud, så de kan bruges på andre behandlingssteder,” siger Lisbet Trap-Jensen Torp. 

Efter tilsynet 

Når et tilsynsbesøg er overstået, går Kvalitets- og Innovationsenheden med det samme i gang med opfølgningen på de tilsynsførendes tilbagemeldinger, men implementeringen af ændringer sker over lang tid. ”Det er vigtigt at pointere, at det tager tid at forandre rutiner og arbejdsgange. Derfor er det afgørende at holde fokus på implementeringen, ellers glider man let tilbage i gamle rutiner. Til det formål anbefaler vi den lokale ledelse at arbejde med et årshjul, som sikrer, at de løbende genbesøger de temaer, der er arbejdet med, og får fulgt op på initiativerne,” fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp. ”Vi arbejder meget med at sikre, at alle Ældre- og Handicapforvaltningens behandlingssteder får glæde af erfaringerne fra tilsynet, så det ikke kun er det enkelte behandlingssted, der har haft besøg af tilsynet, som gennemgår en læringsproces, men hele området, som kan få gavn af de tiltag, som sættes i værk efter et tilsyn.”

THISTED KOMMUNE

Før tilsynet

Da hjemmeplejen i Thisted Kommune modtog et brev med varsling om et tilsynsbesøg fra styrelsen for Patientsikkerhed, var ledelsen godt klar over, at tilsynet formentlig ville afsløre mangler i den sundhedsfaglige dokumentation. Mens plejehjem i landets kommuner gennem en årrække har været omfattet af styrelsens tilsynsaktiviteter, var det i 2017 første gang, at hjemmeplejen var udvalgt som tilsynsområde, og derfor var det nyt for medarbejdere og ledere i hjemmeplejen, at tilsynsførende skulle gennemgå bl.a. instrukser, journaler og medicinhåndtering. 

Bente Øllgaard, fagkoordinator i Sundhed & Kvalitet, Thisted Kommune, betragtede det varslede tilsynsbesøg som en positiv anledning til at få gennemgået hjemmeplejens dokumentation og arbejdsgange, så kommunen kunne sikre sig, at alle krav blev fulgt. Leder i hjemmeplejen, Silvia Elung Jensen, var også forberedt på, at de tilsynsførende formentlig ville finde mangler i hjemmeplejens dokumentationspraksis, og at tilsynet derfor sandsynligvis ville give anledning til opfølgende indsatser og læringstiltag.

Under tilsynet

Under tilsynsbesøget var ledelsen derfor meget opmærksom på de tilbagemeldinger, som de tilsynsførende kom med undervejs i gennemgangen af de målepunkter, som dannede grundlag for gennemgangen af bl.a. journaler. Ved afslutningen på tilsynsbesøget fik ledelsen en foreløbig, mundtlig konklusion af de tilsynsførende, og det stod allerede her klart, at tilsynet formentlig ville resultere i en del anmærkninger på baggrund af de fund, der var blevet gjort under besøget.

Efter tilsynet

Beskeden om de tilsynsførendes observationer var i første omgang nedslående for medarbejderne, men der var også enighed om, at man med det samme vil begynde på arbejdet med at rette op på de forhold, som de tilsynsførende havde påpeget. Med udgangspunkt i den mundtlige tilbagemelding og i tilsynets målepunkter blev der iværksat en række tiltag. Der blev nedsat en styregruppe, som gennemgik alle journaler for at sikre, at de levede op til kravene, og der blev udarbejdet et materiale under overskriften ”Den gode journal”, som skulle gøre det tydeligt for medarbejderne, hvad der skulle dokumenteres. Der blev udpeget et antal superbrugere i ”Den gode journal”, og derudover blev der iværksat en informationsindsats over for alle medarbejdere og et særligt uddannelsesforløb for sygeplejegruppen. Endelig indførte man en tilbagevendende intern audit, hvor teamledere på besøg hos borgere foretog et lokalt tilsyn efter samme principper som Styrelsen for Patientsikkerhed. 

Tiltagene blev i første omgang iværksat i det område, som havde fået påbuddet, og blev derefter rullet ud i hjemmeplejens øvrige områder et ad gangen, så alle medarbejdere i Thisted Kommunes hjemmepleje er blevet involveret i forbedringsarbejdet. I samme periode er kommunens behandlingssteder overgået til et nyt journalsystem, og her er principperne for ”Den gode journal” blevet brugt i implementeringen af systemet for at sikre en god praksis for dokumentation fra starten.  

Da Thisted Kommune modtog den endelige tilsynsrapport med et påbud, var der således allerede iværksat en række tiltag for at rette op på de forhold, der blev påpeget i rapporten. Og Bente Øllgaard mener, at der er en modsætning mellem alvoren i påbuddet og den lange sagsbehandlingstid fra styrelsens side. ”Der gik flere måneder, før vi fik den færdige tilsynsrapport med påbuddet. Det virker selvmodsigende, at der så går så lang tid, når der er så store patientsikkerhedsmæssige risici, at man vælger at give påbud. Man ville forvente hurtigt at få at vide, at der var givet påbud, da de jo er patienternes sikkerhed, der er på spil. Til gengæld havde vi en frist på kun 14 dage til at indsende dokumentation for tiltag, som skulle rette op på forholdene,” siger Bente Øllgaard.

Styrelsen for Patientsikkerhed fulgte op på påbuddet med et nyt tilsynsbesøg, hvor de tilsynsførende kunne konstatere, at alle målepunkter nu var opfyldt, og påbuddet blev ophævet.

”Vi betragtede fra starten tilsynet som en læringsproces,” fortæller Silvia Elung Jensen. ”Ud fra målepunk-terne kunne vi på forhånd se, at der var mangler i dokumentationen, så vi valgte at se tilsynet som en anledning til at få gennemgået vores praksis, og så tage fat på at lave forbedringer derfra. På den måde har tilsynet været startskuddet til en nødvendig læringsproces for hele vores organisation.”

AALBORG KOMMUNE

I Aalborg Kommune har Kvalitets- og Innovationsenheden i kommunens ældre- og handicapforvaltning en fast procedure for forberedelse af og opfølgning på tilsyn med kommunens plejehjem, hjemmepleje, hjemmesygepleje og botilbud.
”Vi har valgt at tage et fælles ansvar for tilsynet i organisationen frem for at lade det enkelte behandlings-sted stå med et individuelt ansvar for tilsynet”, fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp, som er chefkonsulent i Kvalitets- og Innovationsenheden i Ældre- og Handicapforvaltningen. 

Før tilsynet

Når et behandlingssted under Ældre- og Handicapforvaltningen får varslet et tilsyn af Styrelsen for Patientsikkerhed, tager Kvalitets- og Innovationsenheden kontakt til det behandlingssted, der er udvalgt til tilsyn, og så gennemføres et internt tilsynsbesøg af enhedens medarbejdere. Det interne tilsyn bliver gennemført efter en tjekliste, som er udviklet til formålet, og som er baseret på de målepunkter, som styrelsens tilsyn tager udgangspunkt i. Tjeklisten skal sikre, at alle relevante emner bliver gennemgået, og derefter udarbejdes en intern handleplan for opfølgning inden styrelsens tilsyn. Det bliver også noteret, om der er øvrige forhold på behandlingsstedet, som der bør følges op på. ”Vi har udviklet et informationsmateriale om tilsynet til medarbejderne, så de kan blive klædt så godt som muligt på til selve tilsynsbesøget. Mange er nervøse før tilsynet, og vi vil gerne afmystificere det, så medarbejderne ved, hvad forventningerne er”, fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp. 

Under tilsynet

Under styrelsens tilsynsbesøg er der en eller to repræsentanter for Kvalitets- og Innovationsenheden til stede sammen med medarbejdere og ledelse fra behandlingsstedet. ”Vi er meget opmærksomme på de mundtlige tilbagemeldinger, som de tilsynsførende kommer med undervejs. De danner grundlag for vores opfølgning på tilsynet, og vi skal gerne brede erfaringerne ud, så de kan bruges på andre behandlingssteder,” siger Lisbet Trap-Jensen Torp. 

Efter tilsynet 

Når et tilsynsbesøg er overstået, går Kvalitets- og Innovationsenheden med det samme i gang med opfølgningen på de tilsynsførendes tilbagemeldinger, men implementeringen af ændringer sker over lang tid. ”Det er vigtigt at pointere, at det tager tid at forandre rutiner og arbejdsgange. Derfor er det afgørende at holde fokus på implementeringen, ellers glider man let tilbage i gamle rutiner. Til det formål anbefaler vi den lokale ledelse at arbejde med et årshjul, som sikrer, at de løbende genbesøger de temaer, der er arbejdet med, og får fulgt op på initiativerne,” fortæller Lisbet Trap-Jensen Torp. ”Vi arbejder meget med at sikre, at alle Ældre- og Handicapforvaltningens behandlingssteder får glæde af erfaringerne fra tilsynet, så det ikke kun er det enkelte behandlingssted, der har haft besøg af tilsynet, som gennemgår en læringsproces, men hele området, som kan få gavn af de tiltag, som sættes i værk efter et tilsyn.”