×

Afregning for eksterne rejsende

Opdateret 7. januar 2016

Du skal udfylde en rejse- og udlægsafregning, hvis du efter aftale skal have refunderet rejseudgifter eller udlæg i forbindelse med arbejde for Styrelsen for Patientsikkerhed.

Vejledning

Vi refunderer i nærmere defineret omfang rejseudgifter og udlæg for eksterne deltagere, i møder som bliver holdt i og af Styrelsen for Patientsikkerhed.

Hvem kan modtage refusion af rejseudgifter og udlæg?

Styrelsen for Patientsikkerhed refunderer kun rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der repræsenterer en faglig kompetence, som Styrelsen for Patientsikkerhed efterspørger.

Styrelsen for Patientsikkerhed dækker som udgangspunkt ikke rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der er udpeget af anden statslig, regional eller kommunal institution, idet rejseudgifterne forudsættes afholdt af mødedeltagerens egen institution.

Styrelsen for Patientsikkerhed refunderer ikke rejseudgifter til eksterne mødedeltagere, der medvirker i samarbejdsprojekter, hvor de er repræsentanter for en organisation uden for Styrelsen for Patientsikkerhed. Der kan fraviges fra dette princip ud fra en konkret vurdering af de eksterne mødedeltagere og mødets formål.

Styrelsen for Patientsikkerhed refunderer ikke udgifter til forplejning. Der udbetales kun i meget særlige tilfælde time-/dagpenge og refusion af udgifter til overnatning. Dette sker kun efter forudgående skriftlig aftale med den relevante enhed i Styrelsen for Patientsikkerhed.

Regler for anvendelsen af forskellige transportmidler og rejseklasser

Set ud fra en økonomisk betragtning skal transporten til og fra møder fortrinsvis foregå med offentlig transport. Styrelsen for Patientsikkerhed dækker som udgangspunkt ikke rejser på businessclass (f.eks. DSB 1´). Hvis mødedeltageren vælger businessclass, så refunderer Styrelsen for Patientsikkerhed maksimalt et beløb svarende til standard/økonomibillet.

Hvis mødedeltageren benytter egen bil, udbetaler Styrelsen for Patientsikkerhed godtgørelse pr. km jf. statens tjenesterejseaftale (2,05 kr./km for 2015), dog maksimalt med et beløb, der svarer til udgiften til billigste offentlige transportmulighed. Dokumentation i form af udskrift fra www.krak.dk skal vedlægges rejseafregningen. Dog dækkes taxabefordring fra Københavns Hovedbanegård eller Kastrup Lufthavn til/fra Styrelsen for Patientsikkerhed o.l.

Bemærk at refusion af udgifter til kørsel i egen bil er skattepligtige og skal opgives til skattevæsenet på selvangivelsen for den rejsende. Det er den rejsendes eget ansvar at opgive beløbene til SKAT på egen selvangivelse.

Taxabefordring bør kun benyttes i forbindelse med mindre ture. Den samlede udgift til befordring med taxa i forbindelse med et arrangement kan maksimalt udgøre 500 kr. i alt. Såfremt at særlige omstændigheder gør sig gældende, kan der undtagelsesvis efter forudgående aftale, gives accept af et større beløb.

Styrelsen for Patientsikkerhed kan refundere rejser med fly til og fra destinationer i Danmark, hvis det i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske. Dette sker kun efter forudgående skriftlig aftale med den relevante enhed i Styrelsen for Patientsikkerhed.

Udfyldelse af rejse- og udlægsafregning

Som rejsende skal du udfylde en rejse- og udlægsafregning for at kunne få refunderet dine udgifter. Vi anbefaler, at afregningsblanketten udfyldes i Excel frem for i hånden. På den måde sikrer vi den korrekte beregning af refusionsbeløbet.

Husk altid at:

  • Påføre CPR-nummer (da betalingen sker til din NemKonto)
  • Tilføje dato og formål med rejsen herunder fx titel på arbejdsgruppe, navn på møde eller lignende.
  • Vedhæfte dokumenter (scan af alle bilag, som skal refunderes)
  • Vedhæfte evt. skriftlig aftale om time-/dagpenge, overnatning eller fly.

Gem dine originalbilag til du har modtaget pengene på din NemKonto.

Indsendelse af rejseafregning

Rejseafregningen samt bilag til refusion sendes hurtigst muligt og senest 14 dage efter rejsens afslutning via skemaet nederst på siden.

Om skemaet

  1. Udfyld skemaet.
  2. Excelarket og bilag til refusion skal vedhæftes skemaet.
  3. Læg venligst mærke til at linket afslutningsvis kræver NemID. Det er muligt både at brug almindelig NemID og NemID medarbejdersignatur.