Implementering januar 2022

Del sidens indhold med andre

Her kan du læse om de ændringer, der er indført i Dansk Patientsikkerhedsdatabase 11. januar 2022.

Du kan også se webinar, hvor ændringerne bliver gennemgået. Se webinar for kommunale sagsbehandlere her og webinar for regionale sagsbehandlere her.

Kortere rapporteringsformular med nye værdier

Nyt rapporterings- og sagsbehandlerskema

Kortere rapporteringsskema med nye værdier.

Der implementeres et nyt rapporterings- og sagsbehandlerskema den 11. januar 2022, som bl.a. har til formål at gøre det mere enkelt for rapportøren at rapportere en utilsigtet hændelse, samt nemmere for sagsbehandleren at angive, hvilke læringstiltag der er foretaget på baggrund af hændelsen. 

Det nye rapporterings- og sagsbehandlerskema har en betydning for opsætning af rapporter i forhold til, hvilke felter som er relevante at inkludere. 

På næste side er det beskrevet, hvilke ændringer der er foretaget for hhv. rapporterings- og sagsbehandlerskemaet. 

Årsrapporter og datatræk før januar 2022

Det nye rapporterings-og sagsbehandlerskema træder i kraft den 11. januar 2022. Det betyder, at rapporter, der skal indeholde hændelser, som er rapporteret før implementeringsdatoen, fortsat kan indeholde de fjernede felter. Samtidig skal man være opmærksom på, at sagstypen før den 11. januar 2022 hedder SUNDHEDSFAGLIG UTH 2, hvor den nye rapporterings- og sagsbehandlerformular har fået ny sagstype ved navn SUNDHEDSFAGLIG UTH 3. 

Generelle ændringer

Nedenfor er listet de generelle ændringer, der gælder for både rapporterings- og sagsbehandlerskemaet:

  • Ændring i rækkefølge af felter:
    Rækkefølgen af nogle felter og afsnit er ændret for at give en mere intuitiv brugeroplevelse. 
  • Ny sagstype:
    Sagstypen er ændret fra SUNDHEDSFAGLIG UTH 2 til SUNDHEDSFAGLIG UTH 3 

Rapporteringsskema

Nedenfor er listet, hvilke felter der hhv. er fjernet og tilføjet til rapporteringsskemaet.

Sagsbehandlerskemaet

Nedenfor er listet, hvilke felter der er fjernet og tilføjet til sagsbehandlerskemaet. 

*De to felter Hvordan kunne det ske og Læring og tiltag kan anvendes i stedet for Analyseresultat/Beskrivelse af sagsopfølgning. 

Regioner og kommuner der deltog i pilotprojektet

De kommuner og regioner, som deltog i pilotprojektet, hvor det nye rapporterings- og sagsbehandlerskema bl.a. blev testet, vil også blive berørt af implementeringen af det nye rapporterings- og sagsbehandlerskema. I de følgende afsnit er det beskrevet, hvilke felter der er fjernet og tilføjet til hhv. rapporterings- og sagsbehandlerskemaet, som blev testet i pilotprojektet. 

Generel ændring - pilotprojekt

Nedenfor er oplistet de generelle ændringer, der gælder for både rapporterings- og sagsbehandlerskemaet:

  • Ændring i rækkefølge af felter:
    Rækkefølgen af nogle felter og afsnit er ændret for at give en bedre intuitiv brugeroplevelse. 
  • Ny sagstype:
    Sagstypen er ændret fra KORTFORM PILOT 2020 til SUNDHEDSFAGLIG UTH 3 

Rapporteringsskema – Pilotprojekt

Nedenfor er oplistet, hvilke felter der er fjernet og tilføjet til rapporteringsskemaet i forhold til skemaet, der er anvendt i pilotprojektet.  

Sagsbehandlerskema - pilotprojekt

Nedenfor er oplistet, hvilke felter der er fjernet og tilføjet til sagsbehandlerskemaet i forhold til skemaet, der er anvendt i pilotprojektet.  

Rapportering af UTH til kommunen efter 11. januar 2022

Implementering af kommunernes behandlingssteder den 11. januar 2022

Den 11. januar 2022 blev kommunernes behandlingssteder fra Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR) tilgængelige i Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD). 

Det har betydning for en række arbejdsgange i DPSD for kommunerne, herunder rapportering, sagsbehandling og analyse af utilsigtede hændelser samt brugerstyring. 

Denne vejledning beskriver, hvilke ændringer der gør sig gældende fra den 11. januar 2022 i forhold til rapporteringen af en utilsigtet hændelse, der er sket i en kommune. 

 

Kommunale behandlingssteder kan nu vælges i lokationsopslaget

Angivelse af hændelsesstedet ved rapportering af en utilsigtet hændelse, som er sket på et kommunalt behandlingssted, kan fremover vælges via en liste i lokationopslaget. Tidligere var det kun muligt for rapportøren at angive hændelsesstedet i fritekst i feltet stednavn.

Behandlingsstederne i DPSD stammer fra Sundhedsvæsenets Organisationsregister

Listen i lokationsopslaget tager udgangspunkt i behandlingsstedernes registrering i Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR). Det betyder, at hvis der er behandlingssteder i lokationsopslaget, som fx har et forkert navn eller ikke er i lokationsopslaget, kan dette kun rettes i SOR via kommunens SOR-nøglepersoner. 

Hvad er nyt ved rapporteringen?

Ved angivelse af hændelsesstedet skal rapportøren som sædvanlig starte med at vælge en prik (plejebolig, hjemmesygepleje mm) i lokationsopslaget, og derefter, hvilken kommune hændelsen er sket. Herefter skal rapportøren, som noget nyt, vælge det specifikke behandlingssted i den fremviste liste. Rapportøren har mulighed for at søge efter behandlingsstedet via navn, postnummer, by og gade.

Når rapportøren har valgt behandlingsstedet i listen og klikket på Accepter, vil information om hændelsesstedet blive udfyldt i syv felter og vist i rapporteringsskemaet. 

Nedenfor er det illustreret at information om hændelsesstedet før den 11. januar 2022 bestod af tre felter (lokalitet, kommune og stednavn), hvor hændelsesstedet efter den 11. januar 2022 består af syv felter (lokalitet, kommune, enhed, gade, postnummer, by og navn). 

FØR JANUAR 2022

EFTER JANUAR 2022

Specificering af behandlingssted

Hvis hændelsesstedet tilhører én af nedenstående prikker skal rapportøren yderligere specificere hændelsesstedet: 

  • Plejebolig
  • Hjemmesygepleje, sygepleje-klinikker og akutfunktion
  • Andet  

Rapportøren skal vælge en af de præsenterede valgmuligheder, der bedst beskriver hændelsesstedet. Denne specificering er især en fordel, når man laver datatræk. 

Ved valg af prikken "Plejeboligtype" skal rapportøren vælge én af nedenstående kategorier: 

Ved valg af prikken "Sygeplejetype", "Hjemmesygepleje, akutfunktion og Sygeplejeklinik" skal rapportøren vælge én af nedenstående kategorier:

Ved valg af punktet "Andet kommunalt" skal rapportøren vælge én af nedenstående kategorier:

Hvis rapportøren ikke kan finde det kommunale behandlingssted

Hvis rapportøren ikke kan finde det kommunale behandlingssted i listen, fx hvis behandlingsstedet ikke er oprettet i SOR, har de mulighed for at klikke på knappen "Kan ikke fremsøges". 

Rapportøren skal herefter i fritekst skrive navnet på behandlingsstedet i feltet stednavn

Den utilsigtede hændelse bliver sendt til det øverste niveau i kommunen, hvor initialmodtageren herefter har mulighed for at finde det korrekte behandlingssted via lokationsopslaget, såfremt det er registreret i SOR. 

Rapportering til private behandlingssteder i kommunen

Private behandlingssteder fremgår ikke af listen i lokationsopslaget. Dvs. angivelse af det specifikke private behandlingssted skal altid angives i fritekst, ligesom tidligere.
Dette gøres ved at klikke på knappen "Kan ikke fremsøges", hvorefter rapportøren skal angive det private behandlingssted i fritekst i feltet stednavn

Disse hændelser kan kun blive initialmodtaget og sagsbehandlet af brugere, som har rettigheder på det øverste niveau i kommunen. 

Implementering af kommunernes behandlingssteder den 11. januar 2022

Den 11. januar 2022 blev kommunernes behandlingssteder fra Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR) tilgængelige i Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD). 

Det har betydning for en række arbejdsgange i DPSD for kommunerne, herunder rapportering, sagsbehandling og analyse af utilsigtede hændelser, samt brugerstyring. 

Denne vejledning beskriver, hvilke ændringer, der gør sig gældende efter den 11. januar 2022 i forhold til initialmodtagelse af en utilsigtet hændelse, der er sket i en kommune. 

Mulighed for initialmodtagere på flere niveauer

Fra den 11. januar 2022 er det muligt for kommuner at organisere sig med initialmodtagere på flere niveauer i SOR og ikke kun på øverste kommunale niveau. Dvs. kommunen har mulighed for at oprette initialmodtagere på underniveauer, fx på et specifikt behandlingssted. Dette kan bidrage til, at arbejdsopgaven med visitering af sager fordeles og dermed gøres mere overskuelig, og ikke kun lægger hos centrale initialmodtagere i kommunen (se nedenstående illustration markeret med rødt). 

Hvis kommunen vælger at organisere sig med initialmodtagere på flere niveauer, så betyder det i princippet, at I opretter postkasser. Der kan derfor også være flere initialmodtagere med adgang til samme postkasse, dvs. mere end én initialmodtager på samme SOR-niveau.

EKSEMPEL: Hvis både medarbejder A og medarbejder B er oprettet som initialmodtager for Sundhedsfremme/forebyggelse (se nedenstående SOR-struktur for Albertslund Kommune), så vil de se de samme sager i deres indbakke.

Læs mere om oprettelse af initialmodtagere på flere niveauer i vejledningen om SEB-brugerstyring. 

Initialmodtagelse af hændelser fra private behandlingssteder i kommunen 

Private behandlingssteder i kommunen bliver ikke implementeret i DPSD. Det betyder, at der gælder andre forhold for initialmodtagelse af disse hændelser, end der gør for kommunale behandlingssteder. Hvis hændelsesstedet er et privat behandlingssted, bliver hændelsen rapporteret på det øverste niveau i kommunen, og det pågældende behandlingssted bliver angivet i fritekst i feltet stednavn.

Medarbejdere, der skal initialmodtage utilsigtede hændelser for private behandlingssteder, skal dermed have adgang til det øverste niveau for kommunen. Dette bør dog kun være centrale medarbejdere i kommunen, som er berettiget til at tilgå alle utilsigtede hændelser for kommunen. 

Tildeling af sag til sagsbehandler

Når en initialmodtager skal tildele en sag til sagsbehandler ved at klikke på Accepter, bliver der præsenteret en liste over, hvilke sagsbehandlere der har adgang til at sagsbehandle sagen på baggrund af, hvor hændelsen er sket (Orange boks). Før den 11. januar 2022 blev alle sagsbehandlere i kommunen vist i listen – fordi alle kommunale sagsbehandlere havde adgang til at sagsbehandle alle sager i kommunen, uanset hvilket behandlingssted de arbejdede på. Dette gjorde det svært for initialmodtagerne at gennemskue, hvilken sagsbehandler der var relevant at tildele sagen til.  

Når sagsbehandlere får opdateret deres rettigheder i SEB, vil listen blive mere gavnlig for initialmodtagerne. Listen vil dermed kun indeholde de sagsbehandlere, som er berettiget til at sagsbehandle sagen jf. de rettigheder som er specificeret i SEB. Med andre ord, vil listen kun indeholde sagsbehandlere, som arbejder på det specifikke behandlingssted, som hændelsen er sket på, eller som er berettiget til at få adgang til sager, der rapporteres på dette sted (fx sagsbehandlere på det øverste niveau i kommunen).  

EKSEMPEL: Hvis hændelsen er sket i Hjemmeplejen Albertslund, vil listen indeholde sagsbehandlere, som har tilknyttet SOR-enden Hjemmeplejen Albertslund til deres roller i SEB. Derudover vil sagsbehandlere, som har fået tilknyttet SOR-enheder, som ligger over Hjemmeplejen Albertslund i SOR-hierarkiet til deres roller, fx det øverste niveau i kommunen, også fremgå af listen. 

Styrelsen for Patientsikkerhed anbefaler, at initialmodtageren altid vælger sagsbehandleren ud fra listen af sagsbehandlere, som bliver præsenteret til at starte med og ikke søger efter sagsbehandleren via navnet (Rød boks). Det skyldes, at den præsenterede liste tager udgangspunkt i lokationen (blå boks), hvilket betyder, at man kan være sikker på, at alle de præsenterede sagsbehandlere har rettigheder til at sagsbehandle den pågældende sag. 

Hvis initialmodtageren vælger sagsbehandleren ved at søge på navn (rød boks) risikeres det, at sagen bliver tildelt en sagsbehandler, som ikke har adgang til sagen. Dette medfører at den pågældende sagsbehandler fx ikke har adgang til at afslutte sagen.

Angivelse af hændelsessted for kommunale behandlingssteder

Efter 11. januar 2022 vil initialmodtageren opleve, at angivelsen af hændelsesstedet er angivet i struktureret form med flere detaljer end tidligere. Før var hændelsesstedet angivet i fritekst i feltet stednavn, hvor hændelsesstedet nu kan være angivet via en liste fra lokationsopslaget. 

Nedenfor ses det, at hændelsesstedet før den 11. januar 2022 bestod af tre felter (lokalitet, kommune og stednavn), hvor hændelsesstedet efter den 11. januar 2022 kan bestå af syv felter (lokalitet, kommune, enhed, gade, postnummer, by og navn). 

FØR JANUAR 2022

EFTER JANUAR 2022

 

Hvis hændelsessted er angivet i feltet stednavn

Nogle gange vil initialmodtageren opleve, at hændelsesstedet stadig er angivet som fritekst i feltet stednavn. Det skyldes én af nedenstående årsager:

  • Rapportør kunne ikke finde det kommunale behandlingssted:
    Rapportøren kunne ikke finde det kommunale behandlingssted i lokationsopslaget og har klikket på Kan ikke fremsøges, og skrevet navnet på behandlingsstedet i fritekst. 
  • Privat behandlingssted:
    Hændelsesstedet er et privat behandlingssted, som ikke fremgår i lokationsopslaget. 

Initialmodtageren skal vurdere, hvilken af ovenstående årsager, der gør sig gældende, da det afhænger af, hvad der herefter skal foretages. 

Er du i tvivl, om det er et kommunalt eller privat behandlingssted, kan du slå behandlingsstedet op i SOR.

I de følgende afsnit vil det blive beskrevet, hvad initialmodtageren skal gøre i de to tilfælde, hvor hændelsesstedet er angivet i fritekst i feltet stednavn. 

Rapportør kunne ikke finde det kommunale behandlingssted i lokationsopslaget

Hvis hændelsesstedet er et kommunalt behandlingssted, skal initialmodtageren overdrage sagen til det relevante behandlingssted. Dette forudsætter dog, at det pågældende behandlingssted er registreret i SOR og med en enhedstype, som er inkluderet i lokationsopslaget, for at initialmodtageren kan overdrage sagen til behandlingsstedet, se evt. vejledning om brugerstyring.

Initialmodtageren overdrager hændelsen til det relevante kommunale behandlingssted ved at gøre følgende:

  1. Klik på Overdrag til anden lokation nederst i sagen. 



  2. Klik på Søg



  3. Vælg den relevante prik, hvor det pågældende behandlingssted hører til.
  4. Klik på Næste

  5. Find det relevante behandlingssted i listen.
  6. Klik på Accepter



  7. Hændelsen bliver nu overdraget til det angivet behandlingssted, og modtaget af initialmodtageren, som har denne enhed tilknyttet i SEB.

OBS! Det er vigtigt, at initialmodtageren ikke retter hændelsesstedet direkte fra formularen. Initialmodtageren skal altid anvende ”Overdrag til anden lokation” for at rette hændelsesstedet til det korrekte behandlingssted. Ellers vil sagen ikke blive overdraget korrekt til det rette behandlingssted, og den pågældende initialmodtager og sagsbehandler kan muligvis ikke behandle sagen. 

Hvis hændelsesstedet er angivet via "Kan ikke fremsøges" af rapportøren, og initialmodtageren overdrager sagen til den rette lokation (Overdrag til anden lokation) via lokationsopslaget, vil feltet stednavn automatisk blive slettet fra sagen og rapportudtræk. Hændelsesstedet vil nu være angivet i feltet enhed, samt hændelsessted, by, postnummer og gade. 

OBS! Her skal kommunerne være opmærksomme på, hvilke felter der anvendes i rapporter (stednavn vs. enhed). Hvis rapporten fordeler hændelserne på stednavn, vil hændelsen fremgå af rapporten, indtil hændelsen er overdraget til anden lokation. Herefter skal rapporten fordele hændelserne på enhed.

Hændelsesstedet er et privat behandlingssted

Hvis hændelsesstedet er et privat behandlingssted, er der ikke mulighed for at overdrage hændelsen til det pågældende private behandlingssted via lokationsopslaget. Hændelsesstedet skal dermed blive stående i fritekst i feltet stednavn, og initialmodtageren kan tildele sagen til en relevant sagsbehandler, som har rettigheder på det øverste niveau, eller en medarbejder fra det private behandlingssted, som anvender privatleverandørrollen. 

Sagsbehandling

Implementering af kommunernes behandlingssteder den 11. januar 2022

Den 11. januar 2022 blev kommunernes behandlingssteder fra Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR) tilgængelige i Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD). 

Dette har en betydning for en række arbejdsgange i DPSD for kommunerne, herunder rapportering, sagsbehandling og analyse af utilsigtede hændelser, samt brugerstyring. 

Denne vejledning beskriver, hvilke ændringer der gør sig gældende efter den 11. januar 2022 i forhold til sagsbehandling af en utilsigtet hændelse, der er sket i en kommune. 

Begrænset adgang til utilsigtede hændelser i DPSD

Før den 11. januar 2022 havde kommunale sagsbehandlere adgang til alle utilsigtede hændelser, der blev rapporteret til kommunen. Efter implementeringen af kommunernes behandlingssteder fra SOR i DPSD, er det muligt at begrænse denne adgang, således at brugerne kun får adgang til de utilsigtede hændelser, som er rapporteret til det behandlingssted og alle dets underenheder, som de er tilknyttet i SEB. For eksempel kan en sagsbehandler, som arbejder på plejehjem X, få begrænset sin adgang i DPSD via Sundhedsvæsenets Elektroniske Brugerstyring (SEB), så de kun kan se og sagsbehandle utilsigtede hændelser, som er rapporteret til plejehjem X. 

Dette forudsætter, at brugernes DPSD-rettigheder i SEB bliver tilkoblet til det behandlingssted og evt. dets underenheder, som medarbejderen er berettiget til at se data fra, se vejledningen om brugerstyring.   

Private behandlingssteder i kommunen 

Private behandlingssteder i kommunen bliver ikke implementeret i DPSD. Det betyder, at der gælder andre forhold for begrænsningen af adgangen til disse hændelser, end der gør for kommunale behandlingssteder. Hvis hændelsesstedet er et privat behandlingssted, bliver hændelsen rapporteret på det øverste niveau i kommunen, og det pågældende behandlingssted bliver angivet i fritekst i feltet stednavn.

Utilsigtede hændelser, som er sket på private behandlingssteder kan dermed kun sagsbehandles af:

  • Medarbejdere ansat i kommunen, som har sagsbehandlerrollen tilknyttet til det øverste kommunale SOR-niveau i SEB.
  • Medarbejdere ansat på det private behandlingssted, som har privatleverandørrollen tilknyttet til det øverste kommunale SOR-niveau i SEB. 
 
 

Sagsbehandling for kommunale behandlingssteder

Efter den 11. januar 2022 vil sagsbehandlere opleve, at angivelsen af hændelsesstedet kan være angivet i struktureret form med flere detaljer end tidligere. Før var hændelsesstedet angivet i fritekst i feltet stednavn, hvor hændelsesstedet nu kan være angivet via en liste fra lokationsopslaget. 

Nedenfor ses det, at hændelsesstedet før den 11. januar 2022 bestod af tre felter (lokalitet, kommune og stednavn), hvor hændelsesstedet efter den 11. januar 2022 består af syv felter (lokalitet, kommune, enhed, gade, postnummer, by og navn). 

FØR 11. JANUAR 2022

EFTER 11. JANUAR 2022

 

Hvis hændelsessted er angivet i feltet stednavn

Nogle gange vil sagsbehandleren opleve, at hændelsesstedet stadig er angivet som fritekst i feltet stednavn. Dette skyldes én af nedenstående årsager:

  • Rapportør kunne ikke finde det kommunale behandlingssted:
    Rapportøren kunne ikke finde det kommunale behandlingssted i lokationsopslaget og har klikket på Kan ikke fremsøges, og skrevet navnet på behandlingsstedet i fritekst. Initialmodtageren har tilmed heller ikke kunnet finde det relevante behandlingssted i lokationsopslaget, hvilket formentlig skyldes, at behandlingsstedet ikke er registreret i SOR eller har den rette enhedstype, som inkluderes i lokationsopslaget.  
  • Privat behandlingssted: Hændelsesstedet er et privat behandlingssted, som ikke fremgår i lokationsopslaget. Private behandlingssteder vil altid fremstå i fritekst i feltet stednavn. Det er kun kommunale sagsbehandlere med rettigheder på det øverste niveau i kommunen, eller medarbejdere ansat på det private behandlingssted med privatleverandørrollen, som kan sagsbehandle disse sager. 

Er du i tvivl, om det er et kommunalt eller privat behandlingssted, kan du slå behandlingsstedet op i SOR.

Hvis sagen har et forkert hændelsessted

Hvis sagsbehandleren modtager en sag og vurderer, at det angivne hændelsessted er forkert, kan sagsbehandleren ændre dette ved at anvende funktionen Overdrag til anden lokation. 

OBS! Det er vigtigt, at sagsbehandleren ikke ændrer hændelsesstedet direkte fra skemaet ved at klikke på Søg. Dette skyldes, at hændelsesstedet ikke bliver ændret korrekt, og sagsbehandleren kan risikere ikke at kunne sagsbehandle sagen. Hændelsesstedet skal dermed altid rettes ved at klikke på Overdrag til anden lokation. Sagen bliver herefter modtaget af initialmodtageren igen, som skal tildele sagen til en sagsbehandler igen. 

Ret altid hændelsesstedet via Overdrag til anden lokation

Ret ikke hændelsesstedet direkte fra formularen formularen

Nedenfor er det beskrevet hvordan sagsbehandleren overdrager til en anden lokation, hvis hændelsesstedet er forkert: 

  1. Klik på Flere handlinger og derefter Overdrag til anden lokation



  2. Klik på Søg



  3. Vælg den relevante prik, hvor det pågældende behandlingssted hører til.
  4. Klik på Næste

  5. Find det pågældende behandlingssted i listen 
  6. Klik på Accepter



  7. Hændelsen bliver nu overdraget til det angivet behandlingssted, og modtaget af initialmodtageren, som har denne organisation tilknyttet i SEB. 

 

Hvorfor kan jeg ikke afslutte sagen?

Hvis du som sagsbehandler oplever, at knappen Afslut sag er grå, og du ikke kan få lov til at klikke på den og afslutte sagen, skyldes det, at du ikke har rettighed til at sagsbehandle sagen på baggrund af dine opsætninger i SEB. 

FORKLARING

Dette kan ske, hvis initialmodtageren har rettet hændelsesstedet direkte fra formularen, og ikke anvendt Overdrag til anden lokation, se afsnit 1.5 eller vejledningen om initialmodtagelse. I disse tilfælde vil DPSD stadig opfatte sagens hændelsessted som det originale. Så selvom du som sagsbehandler har fået tildelt sagen, får du ikke fuld adgang til sagen, hvis du ikke har rettighed til det originale hændelsessted. Det kommer bl.a. til udtryk ved, at du ikke kan afslutte sagen. 
Det samme sker, hvis initialmodtageren tildeler en sag til en sagsbehandler, som ikke har adgang til det behandlingssted, som hændelsen er sket på. 

LØSNING 

Du skal kontakte kommunens initialmodtager eller DPSD-superbruger, som skal rette hændelsesstedet via Overdrag til anden lokation, og herefter tildele sagen igen til dig som sagsbehandler. Ellers skal initialmodtageren tildele sagen til en anden sagsbehandler, som har rettighed til sager, som er sket på det pågældende behandlingssted. 

Rapporter og planer

Ændringer januar 2022 – Kommuner

Implementering af kommunernes behandlingssteder den 11. januar 2022

Den 11. januar 2022 blev kommunernes behandlingssteder fra Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR) tilgængelige i Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD). 

Det har betydning for en række arbejdsgange i DPSD for kommunerne, herunder rapportering, sagsbehandling og analyse af utilsigtede hændelser samt brugerstyring. 

Denne vejledning beskriver, hvilke ændringer der gør sig gældende for rapporter og planer i DPSD.  

Rapporter

Implementeringen af kommunernes behandlingssteder i DPSD har en betydning for en række områder i forbindelse med udarbejdelse og kørsel af rapporter. Ændringerne kommer til at betyde følgende:

  • Indhold i rapporter
    Når en bruger udfører en rapportskabelon, vil rapporten kun indeholde de utilsigtede hændelser, som er rapporteret til det behandlingssted, som brugeren har fået tildelt rettighed til via SEB. Dette forudsætter dog, at sagsbehandlerne har fået ændret deres rettigheder i SEB, se vejledning om SEB brugerstyring.
  • Behandlingssted under ét navn
    Kommunerne behøver ikke længere tage hensyn til tastefejl eller forskellige navne, der kan være angivet for et specifikt behandlingssted. Dette gælder dog ikke for utilsigtede hændelser, hvor hændelsesstedet er et privat behandlingssted, som fortsat angives i fritekst. 
  • Nye felter til rapporter 
    Der er en række nye felter samt ændringer i de nuværende felter, som angiver det kommunale behandlingssted, hvor hændelsen er sket. Dette har betydning for, hvilke felter der skal inkluderes i rapporter. 
  • Opdatering af eksisterende rapporter
    Kommunerne skal opdatere nogle eksisterende rapporter, så de tager hensyn til den nye måde, behandlingsstederne bliver registreret på for hhv. kommunale og private behandlingssteder.
  • Planer 
    Når en rapport sendes via en plan, kan modtageren af rapporten kun modtage rapporten med sine egne rettigheder, som er specificeret i SEB. Det betyder, at man kan genbruge samme rapport i planer, som sendes til forskellige behandlingssteder uden at specificere i rapporten, hvilket behandlingssted det drejer sig om. Det forudsætter, at modtagerne har fået ændret deres rettigheder i SEB.

Alle ovenstående områder vil blive gennemgået i de følgende afsnit. 

Indhold i rapporter

Når en bruger udfører en rapportskabelon, vil rapporten kun indeholde de utilsigtede hændelser, som er rapporteret til det behandlingssted, som brugeren har fået tildelt rettighed til i SEB. Det betyder, at det ikke er nødvendigt at specificere i Betingelser, at rapporten kun skal indeholde utilsigtede hændelser fra fx plejehjem X. 

Dette betyder også, at centrale medarbejdere i kommunen, som tidligere har udarbejdet én rapport for hvert behandlingssted, nu kan anvende samme rapportskabelon til alle behandlingssteder og sende rapporten ud via planer til den decentrale sagsbehandler. 

Dette forudsætter dog, at sagsbehandlerne har fået opdateret deres rettigheder i SEB, se vejledning om brugerstyring.

Behandlingssted under ét navn

Kommunerne skal ikke længere tage hensyn til tastefejl eller forskellige navne, der kan være angivet for et specifikt behandlingssted. Dette gælder dog ikke for utilsigtede hændelser, hvor hændelsesstedet er et privat behandlingssted, som fortsat angives i fritekst. Navnet på behandlingsstedet stammer fra registreringen i SOR. Du kan se alle navnene på behandlingssteder i kommunen via SOR-browseren.

Nye felter til rapporter

Der er en række nye felter samt ændringer i de nuværende felter, som angiver hhv. det kommunale og private behandlingssted, hvor hændelsen er sket.

Den største ændring i felterne er, at feltet enhed angiver navnet på hændelsesstedet i stedet for stednavn, såfremt hændelsen er sket på et kommunalt behandlingssted. Feltet stednavn angiver efter 11. januar i stedet navnet på hændelsesstedet for private behandlingssteder, samt hvis rapportøren eller initialmodtageren/sagsbehandleren ikke har kunnet fremsøge det kommunale behandlingssted i lokationsopslaget. 

Nedenfor er oplistet, hvilke felter der er ændret, og hvilke der er nye, som kan anvendes i opsætningen af rapporter. 

 

Opdatering af eksisterende rapporter

Ovenstående ændringer i felterne kommer til at betyde, at der i nogle rapporter, hvor man har specificeret rapportens indhold på baggrund af feltet stednavn, skal opdateres eller erstattes af en ny rapport. Dette gælder ikke for rapporter med private behandlingssteder eller rapporter med data fra før januar 2022. 

Se nedenstående eksempler på, hvad der som udgangspunkt skal opdateres i forhold til, hvilken rapport det drejer sig om. Der kan dog være undtagelser, som afhænger af, hvordan kommunen vælger at organisere sig.

Planer

Når en rapport sendes via en plan, er rapportens indhold afhængig af modtagerens rettigheder, som er specificeret i SEB. Det er derfor vigtigt, at modtagerens rettigheder er retvisende i SEB, således at de stemmer overens med, hvad modtageren er berettiget til at se. 

Dette giver samtidig den fordel, at centrale medarbejdere ikke skal udarbejde separate rapporter til hvert enkelt behandlingssted, hvor hændelsesstedet er specificeret til den enkelte organisation. Den centrale medarbejder kan anvende samme rapportskabelon til alle modtagere af en plan, såfremt at modtagerne har fået opdateret deres rettigheder i SEB. Så længe brugerrettighederne ikke er opdateret i SEB, vil modtagerens rapporter ikke automatisk blive afgrænset til modtagerens behandlingssted. 

SEB-Brugerstyring i DPSD for kommuner

Nye muligheder for brugerstyring i DPSD

UTH tilknyttes en SOR-lokation i kommunen

Alle rapporteringer af utilsigtede hændelser i Dansk Patientsikkerhedsdatabase (DPSD) oprettes i en sag, som tilknyttes en lokation i Sundhedsvæsenet Organisationsregister (SOR). Frem til den 11. januar 2022, har rapporteringer til kommunale behandlingssteder altid været tilknyttet kommunens øverste SOR-lokation. Efter den 11. januar 2022, er det rapportørens valg af behandlingssted, som afgør hvilken SOR-lokation, der knyttes til rapporteringen.

En rapportering til "Kan ikke fremsøges", vil altid knyttes til den øverste SOR-lokation i den valgte kommune. Det er således også denne praksis, I kan anvende, hvis jeres SOR-organisering ikke er retvisende for jeres organisering af behandlingssteder fra den 11. januar.

Jo før I har et retvisende SOR, des før kan I reorganisere jeres brugerstyring i SEB og få gavn af de forbedringer, anvendelsen af SOR har for arbejdet i DPSD.

Forbedringer giver bedre mulighed for brugerstyring af dataadgang

Ændringen beskrevet ovenfor betyder, at der opstår nye muligheder for brugerstyring i DPSD. Det bliver bl.a. muligt:

  • at understøtte dataminimeringsprincippet i langt højere grad end tidligere, da sagsbehandlere kan afgrænses i deres dataadgang via brugerstyring i Sundhedsvæsenets Elektroniske Brugerstyring (SEB), så de ikke længere har adgang til alle rapporterede utilsigtede hændelser i kommunen.
  • at opsætte én plan med samme rapport knyttet til mange forskellige modtagere på forskellige behandlingssteder, da sagsbehandlerens eller patientsikkerhedsmedarbejderens dataadgang allerede er afgrænset i brugerstyringen i SEB med tilknytning til et eller flere specifikke behandlingssteder.

Private behandlingssteder i kommunerne

 Da det alene er de kommunale behandlingssteder, nærmere betegnet behandlingssteder under kommunens CVR-nummer, som kommunen har registreret i Sundhedsvæsenets Organisationsregister (SOR), der kan fremsøges i lokationsopslaget i DPSD efter den 11. januar 2022, betyder det, at utilsigtede hændelser, som er sket på et privat behandlingssted i kommunen, skal rapporteres via den nye mulighed "Kan ikke fremsøges". Denne mulighed skal også anvendes, hvis en rapportør ikke kan finde et kommunalt behandlingssted i lokationsopslaget.

Når en UTH rapporteres via "Kan ikke fremsøges", så knyttes UTH’en til kommunens øverste SOR-lokationen, ligesom det også har fungeret forud for den 11. januar 2022. Der skal angives Stednavn som vanligt, og rapporteringerne vil blive synlige i indbakken for initialmodtagere knyttet til kommunens øverste SOR-lokation. For at være i stand til at sagsbehandle disse UTH’er skal sagsbehandleren være tilknyttet kommunens øverste SOR-lokation. Hvis der er tale om en sagsbehandler ansat under kommunens CVR-nummer, så benyttes rollen dpsdecentralsagsbehandler. Hvis der er tale om en sagsbehandler ansat under et privat CVR-nummer, så benyttes rollen dpsPrivatleverandor. Du kan læse mere om rollerne her: Sagsbehandling af utilsigtede hændelser i DPSD – Til private leverandører i kommunerne.

Opsætning af DPSD-roller

Kommunens organisering af behandlingssteder i SOR

Det er kommunens organisering af behandlingssteder i SOR, som er afgørende for, hvilke behandlingssteder der er synlige i lokationsopslaget. Det er dermed også kommunens organisering af behandlingssteder i SOR, der er afgørende for, hvilke SOR-lokationer som det giver mening at tildele DPSD-roller til.

I kan se jeres, og alle andres, SOR-organiseringer via Sundhedsdatastyrelsen SOR-browser: 

SOR Browser (sundhedsdatastyrelsen.dk)

Eller via SOR GUI (benyt ”gæsteadgang”)

https://sor2.sum.dsdn.dk/

Sidstnævnte kræver tilslutning til Sundhedsdatanettet. Hvis siden ikke åbnes, skyldes det sandsynligvis, at du ikke tilgår hjemmesiden via netværket på din arbejdsplads.
Det er kommunen, der selv står for opdateringer/ændringer i SOR. Det betyder, at I skal rette henvendelse til egne SOR-nøglepersoner ved forslag til ændringer eller spørgsmål til organiseringen. Vær opmærksom på, at SOR anvendes af flere systemer, hvorfor SOR ikke kan optimeres alene til fordel for DPSD. Kommunens organisering i SOR bør tilstræbes at være retvisende for kommunens faktiske organisering af behandlingssteder i kommunen.

2.2 Hvilke behandlingssteder vises i lokationsopslaget i DPSD

DPSD viser behandlingssteder under de forskellige kommunale prikker i lokationsopslaget på baggrund af den enhedstype, som behandlingsstedet er registreret med i SOR. Nedenfor ses, hvilke enhedstyper som indgår i de forskellige prikker under kommunen. Enhedstyperne er angivet i kursiv – disse er ikke synlige som prikker i lokationsopslaget – det er kun overskrifterne markeret med fed. Når et behandlingssted registreres i SOR, skal det samtidig have en enhedstype tilknyttet. Det er denne registrering, som afgør hvilken overskrift/prik behandlingsstedet bliver vist under i lokationsopslaget.

Plejebolig

  • Plejehjem

Sygepleje, -klinikker og akutfunktioner

  • Hjemmesygepleje
  • Sygeplejeklinik

 Hjemmeplejen

  • Hjemmeplejeenhed

Den kommunale tandpleje

  • Tandlægepraksis
  • Tandplejeklinik
  • Tandteknisk klinik

 Sundhedsplejersker

  • Sundhedspleje

Bo- og dagtilbud

  • Bosted
  • Handicapenhed
  • Psykiatrienhed
  • Handicap- og psykiatrienhed

 Misbrugsbehandling

  • Behandlingscenter for stofmisbrugere
  • Center for misbrugsbehandling

Sundhedscentre

  • Sundhedscenter

 Rehabilitering

  • Rehabiliteringsenhed

Træning

  • Genoptræningsenhed
  • Fysioterapi
  • Ergoterapi
  • Fysioterapi og ergoterapi

 Aktivitetstilbud

  • Enhed for aktivitetstilbud

Myndighed og visitation

  • Myndighed

 Andet

  • Forebyggende hjemmebesøgsenhed
  • Pædagogisk psykologisk rådgivning
  • Almen lægepraksis
 

 

Eksempel på sammenhængen mellem SOR og lokationsopslaget i DPSD

SEB 1

Fra venstre:

Første billede viser registrering af Plejecenter Albertshøj i SOR. Det ses samtidig, at plejecenteret har enhedstypen Plejehjem (grå skrift).

Billedet i midten viser lokationsopslaget med tilhørende prikker. Da enhedstypen ”Plejehjem” er placeret i prikken Plejebolig (se evt. forrige side), skal man klikke på prikken Plejebolig.

Sidste billede viser oversigten over de plejeboliger i Albertslund Kommune, som er registreret i SOR med enhedstypen Plejehjem, herunder Plejecenter Albertshøj, som vist på første billede.

Eksempler på brugerstyring

Når der tildeles en DPSD-rolle, skal man samtidig tilknytte en lokation fra Sundhedsvæsenets Orgsanisationsregister (SOR) til rollen. Rollen, i kombination med den tildelte SOR-lokation, afgør, hvilke rettigheder medarbejderen har inde i DPSD.

På de næste sider ses nogle teoretiske eksempler på, hvordan brugerstyring kan anvendes efter den 11. januar 2022.

3.1.1 Medarbejder med ansvar som bagstopper i kommunen

En bagstopper er et udtryk, der er anvendes om den eller de medarbejder(e), der er tildelt rollen dpsInitialmodtager knyttet til kommunens øverste SOR-lokation. Alle kommuner skal minimum have én medarbejder opsat som bagstopper. Det vil typisk være en risikomanager og/eller en DPSD-superbruger, der har dette ansvar i kommunen. Herunder ses et eksempel på opsætningen for en bagstopper, der også har rollen dpsDecentralsagsbehandler for Albertslund Kommune:

SEB 2

Initialmodtagerrollen forklaret:

Medarbejderens indbakke vil indeholde de utilsigtede hændelser, der er rapporteret til Albertslund Kommune, som ikke er modtaget til visitering hos eventuelle medarbejdere med rollen dpsInitialmodtager på en SOR-lokation på et underniveau i kommunens SOR-træ. 

Sagsbehandlerrollen forklaret:

Medarbejderen vil have adgang til alle utilsigtede hændelser rapporteret til kommunen.

3.1.2 Medarbejder opsat som Initialmodtager og Sagsbehandler for underniveau i SOR

Afhængig af hvordan I er organiseret, kan det give mening at oprette initialmodtagere på flere niveauer i SOR. Således kan arbejdsopgaven med visitering af sager fordeles og dermed gøres mere overskuelig.

Ex: Albertslund Kommune er organiseret på følgende måde i SOR: 

Udklip fra SOR-browser

SEB 3

Udklip fra SOR GUI – Med enhedstyper anvist

SEB 4

Hvis Albertslund Kommune ønsker at have en initialmodtager og sagsbehandler oprettet for "Sundhed, Pleje og Omsorg", så kan det sættes op på følgende måde i SEB:

SEB 5

Initialmodtagerrollen forklaret:

Medarbejderens indbakke vil indeholde de utilsigtede hændelser, der er rapporteret til ”Sundhed, Pleje og Omsorg”, samt utilsigtede hændelser rapporteret til underenheder, som ikke er modtaget til visitering hos eventuelle medarbejdere med rollen dpsInitialmodtager på en SOR-lokation på et underniveau til ”Sundhed, Pleje og Omsorg”. 

Sagsbehandlerrollen forklaret:

Medarbejder vil have adgang til alle utilsigtede hændelser rapporteret til ”Sundhed, Pleje og Omsorg”, samt utilsigtede hændelser rapporteret til enheder på underliggende niveauer i SOR. 

Illustreret herunder med udklip fra SOR-browseren:

SEB 6

Udklip fra SOR GUI – Med enhedstyper anvist

SEB 7

3.1.3 Medarbejder opsat som sagsbehandler på behandlingssted

Hvis Albertslund Kommune ønsker at have en sagsbehandler oprettet for behandlingsstedet Plejecenter Humlehusene 1, så kan det opsættes på følgende måde i SEB:

SEB 8

Sagsbehandlerrollen forklaret:

Medarbejder vil have adgang til alle utilsigtede hændelser rapporteret til Plejecenter Humlehusene 1.

3.1.4 Medarbejder opsat som sagsbehandler og initialmodtager på behandlingssted

Hvis Albertslund Kommune ønsker at have en initialmodtager og sagsbehandler oprettet for behandlingsstedet Plejecenter Humlehusene 1, så kan det opsættes på følgende måde i SEB:

SEB 9

Initialmodtagerrollen forklaret:

Medarbejderens indbakke vil indeholde de utilsigtede hændelser, der er rapporteret til Plejecenter Humlehusene 1, samt utilsigtede hændelser rapporteret til underenheder, som ikke er modtaget til visitering hos eventuelle medarbejdere med rollen dpsInitialmodtager på en SOR-lokation på et underniveau til Plejecenter Humlehusene 1. Der findes ingen underenheder til Plejecenter Humlehusene 1 i dag, men hvis der senere bliver oprettet underenheder, så vil det virke som beskrevet. 

Sagsbehandlerrollen forklaret:

Medarbejder vil have adgang til alle utilsigtede hændelser rapporteret til Plejecenter Humlehusene 1, samt eventuelle underenheder.

Hvordan håndterer DPSD initialmodtagere på flere SOR-niveauer

Når DPSD modtager en rapportering, så er denne rapportering tilknyttet den SOR-lokation, som rapportøren har valgt i lokationsopslaget. Det er udgangspunktet for sagens vej til rette initialmodtager.

Eksempler på en UTH’s vej til rette initialmodtager

En UTH rapporteres til Plejecenter Humlehusene 1 i Albertslund.

DPSD modtager sagen og finder herefter den nærmeste initialmodtager i opadgående retning i SOR-”træet”, som herefter vil modtage sagen i sin indbakke.

Med udgangspunkt i de fire eksempler i afsnit 3.1, kan I her se, hvordan DPSD vil identificere den rette postkasse, afhængig af organisationens organisering af initialmodtagere på et eller flere niveauer i SOR:

3.1.1: Hvis Albertslund Kommune kun har initialmodtagere oprettet på øverste SOR-lokation, så vil sagen være synlig i indbakken hos dem.

3.1.2: Hvis Albertslund Kommune, foruden initialmodtageren på øverste SOR-lokation, også har oprettet en initialmodtager på ”Sundhed, Pleje og Omsorg”, så vil sagen være synlig i indbakken hos initialmodtageren for ”Sundhed, Pleje og Omsorg”, men ikke for initialmodtageren på øverste SOR-lokation.

3.1.3: Da brugeren i eksemplet i 3.1.3 alene har rollen som sagsbehandler, har dette ikke betydning for, hvordan DPSD finder rette initialmodtager.

3.1.4: Albertslund Kommune har en medarbejder oprettet med initialmodtagerrollen for Plejecenter Humlehusene 1, så derfor vil sagen vises i medarbejderens indbakke. Den vises ikke i andre indbakker.

En initialmodtager på en SOR-lokation svarer til at oprette en postkasse

Når I vælger at organisere jer med initialmodtagere på flere niveauer, så betyder det i princippet, at I opretter postkasser. Der kan derfor også være flere initialmodtagere med adgang til samme postkasse, dvs. mere end én initialmodtager på samme SOR-niveau.

Eksempel:

Hvis både medarbejder A og medarbejder B er oprettet som initialmodtager for ”Sundhed, Pleje og Omsorg”, så vil de se de samme sager i deres indbakke.