Rettidig reaktion på prøvesvar

Del sidens indhold med andre

På Aarhus Universitetshospital har man arbejdet målrettet med at få prøvesvar godkendt rettidigt. Nu bliver 99 pct. af prøvesvarene for ikke-akutte prøver godkendt inden for tidsgrænserne på 24 timer for indlagte patienter og 14 dage for ambulante patienter.

Formål med projektet

Formålet med projektet var at sikre, at der blev reageret rettidigt på patienternes prøvesvar.

Mål:

  • At alle prøvesvar på indlagte patienter er godkendt < 24 timer
  • At alle prøvesvar på ambulante patienter er godkendt < 14 dage

(Målene gælder ikke for akutte prøvesvar, som har anden og væsentligt kortere svarfrist).


Hvad kom der ud af det?

Projektet har medført følgende ændringer:

  • I hovedparten af afdelingerne på Aarhus Universitetshospital (AUH) bliver patienternes prøvesvar nu godkendt inden for de fastsatte tidsgrænser. Kun ca. 1 pct. af prøvesvarene på AUH bliver ikke godkendt inden for tidsgrænserne (der rekvireres ca. 100.000-110.000 prøver pr. måned)
  • Afdelingslederne har stor bevågenhed på, at prøvesvar bliver godkendt rettidigt i deres afdelinger.
  • Afdelingerne har etableret effektive og sikre arbejdsgange i forhold til godkendelse af prøvesvar
  • I det interne 'AUH-overblikket' (Ledelsesinformation) opdateres data vedr. ikke-godkendte prøvesvar én gang i døgnet.

Baggrund for projektet

Det er vigtigt, at patienternes prøvesvar ses rettidigt, så der kan reageres hensigtsmæssigt på afvigelser, fx blodprøvesvar, der afviger fra normalområdet, abnorme fund på røntgenundersøgelser mv.

Rettidig reaktion på prøvesvar medfører, at den rette udredning og/eller behandling iværksættes så hurtigt som muligt.

I de seneste år har der derfor på forskellig vis været arbejdet med at reducere antallet af ikke-godkendte prøvesvar på AUH.
I slutningen af 2018 var der dog fortsat ca. 5000 ikke-godkendte prøvesvar pr. måned.

Hospitalsledelsen besluttede derfor, at der i 2019 skulle gennemføres en fornyet indsats med anvendelse af forbedringsmodellen som implementeringsmetode.

Arbejdsgang

Indsatser:

  • Etablering af mini-taskforce i hospitalsstaben, der består af en risikomanager og en EPJ-konsulent med ansvar for indsatsen, herunder udarbejdelse af driverdiagram.
  • Mini-taskforcen har afholdt arbejdsmøder én gang om måneden.
  • Mini-taskforcen har hver måned afholdt uformelle kaffemøder med de afdelingsledelser, som ikke havde tilfredsstillende resultater. Møderne var bevidst uden dagsorden, men med fokus på at:
    • Drøfte resultater med afsæt i 'AUH-overblik' og EPJ (Elektronisk Patientjournal)
    • Vurdere behov for indsats
    • Drøfte arbejdsgange med afsæt i notatet "Rettidig reaktion på prøvesvar – de gode arbejdsgange samt tips og tricks"
    • Drøfte "Godkender-person" på rekvisitioner i EPJ
    • Drøfte tidsfiltrering på den organisatoriske liste med prøvesvar til godkendelse i EPJ
    • Uddelegering til andre faggrupper – behov for rammeordination?
    • Behov for "bagstopper" på den organisatoriske liste med prøvesvar til godkendelse i EPJ
    • Udredning af ikke-godkendte svar.
  • Efter mødet blev der udarbejdet et ultrakort beslutningsreferat med opgaver og aftaler samt aftale om et eventuelt nyt møde.
  • Mini-taskforcen bookede opfølgningsmøder med afdelingsledelserne efter behov.
  • Den regionale IT-afdeling udarbejdede en datarapport med ikke-godkendte prøvesvar, der blev opdateret én gang i døgnet i AUH-overblikket. Denne er i 2020 gjort regional, så alle regionshospitalerne også kan følge deres data på området.

Udfordringer og løsninger

Indledningsvis var der uenighed om den fastsatte tidsgrænse for godkendelse af prøvesvar på ambulante patienter på 7 dage. Patienterne fik typisk taget blodprøver mere end 7 dage før, de skulle møde i klinikkerne. Den korte tidsgrænse på 7 dage medførte en del dobbeltarbejde for lægerne, da de skulle godkende prøverne inden for 7 dage og derefter igen kigge på dem, når patienten kom en uge senere i ambulatoriet. Efter drøftelse med afdelingsledelser og hospitalsledelsen blev dette ændret til en mere klinisk meningsfuld grænse på 14 dage for de ambulante patienter.

Ressourcer

I projektet har deltaget to konsulenter fra Hospitalsstaben. Deres tidsforbrug er ikke opgjort.
Dernæst har alle afdelingsledelser, den ledende lægesekretær samt EPJ-koordinatoren typisk deltaget i kaffemøderne, der har varet ½-1 time. I enkelte afdelinger har der kun været afholdt ét kaffemøde – i andre flere. Efter kaffemøderne har der været opgaver, der skulle varetages i den enkelte afdeling og af mini task-forcen.

Projektet blev gennemført i 2019. I 2020 arbejder vi med at fastholde de gode resultater.

Hvor foregik projektet?

Alle kliniske og relevante parakliniske afdelinger på Aarhus Universitetshospital. I alt 38 afdelinger.

Kontaktoplysninger

Vil du vide mere eller se eventuelle materialer brugt i projektet?

Kontakt:

Risikomanager Dorthe Leth, dortleth@rm.dk (primær kontaktperson)

Sundheds-it-konsulent Anita Rasmussen, anitrasm@rm.dk